会社などで複数の人達と仕事をする場合、書類やデータの管理が必要となります。
その管理のルールがしっかりしていなければ書類を探すのに時間をとって業務を
遅らせてしまったり、最悪の場合書類を紛失して１から作り直し・・・ということも
起こりうる話です。

また顧客情報や機密事項など、他人の目に触れたくない文書も出てきます。

そういった悩みを解決してくれるのがECMです。ECMとはEnterprise Content Management
の略で、そのまま解釈すれば、「書類やデータの管理システムを強化する仕組み」となります。

具体的に文書やデータを管理するというのは

・配分：文書ファイルへのアクセスと保管のルール
・アクセスコントロール：文書への適切なアクセス権限の付与
・検索：文書ファイルを検索し、見つける方法
・バージョン管理：文書ファイルの世代管理者と文書に対する更新の一貫性
・共有：文書ファイルの複数の人との共有
・災害対策：障害対策や復旧方法

といったルールを定めるということです。

文書が多くなればなるほどルールは複雑化していきます。
複雑なルールを覚えるのは大変だし、忘れてしまっては何もならないです。
そういった場合には機械に頼るのが最適です。

ECMでは文書のライフサイクルを定めます。文書のライフサイクルを簡単に
説明すると「作成→保管→再利用→破棄」となります。このライフサイクルを
しっかりすることによって文書の管理を統一し、探す手間を省けます。